Office Manager / Finance Assistant - parttime

Bedrijfsprofiel

Haystack People is een jonge en snelgroeiende recruitment start-up, met standplaats Zwanenburg, gespecialiseerd in de werving en selectie van software developers binnen de Europese IT industrie. Met een klein team werken wij iedere dag keihard om de beste profielen te werven voor onze klanten. Wij werven voor innovatieve tech start- en scale-ups, e-commerce bedrijven, SaaS oplossingen, digital agencies, banken, ministeries, verzekeraars en leasemaatschappijen. Eén ding hebben al onze klanten gemeen; digitale innovatie en transformatie staan centraal. Het is onze missie belangrijke IT bedrijven verder te helpen groeien door hen te voorzien van het talent dat daarvoor nodig is. We bedienen nu nog een klein deel van een specifieke niche markt, maar de ambities zijn groot. Dat onze aanpak werkt blijkt uit de positieve referenties en contracten met onze klanten die grotendeels en tegen de stroom in zijn ontstaan toen de markt op slot zat tijdens de lockdowns.

Functie omschrijving

Haystack People groeit snel. Daarom komen er steeds meer verantwoordelijkheden die niet in het werkgebied liggen van onze recruitment consultants maar wel gedaan moeten worden om verder te kunnen groeien en alles in goede banen te laten lopen. Voor deze zaken zoeken wij een office manager die het leuk vind om een erg breed pakket aan verantwoordelijk op zich nemen en proactief meedenkt wat er beter kan in de organisatie. Zo ben je onder andere verantwoordelijk voor:

Finance:

• Controleren en verwerken inkomende facturen
• Controleren en uitsturen uitgaande facturen
• Crediteuren / debiteuren beheer
• Berekenen & verwerken salarissen en bonussen van medewerkers
• Aanleveren financiële rapportages aan management
• Verwerken bonnen, declaraties en post
• Contractbeheer
• Financiële administratie en beheer facturatie systemen
• Beheer verzekeringsportefeuille

Personeelszaken / HR:

• Opstellen en bijhouden contracten medewerkers
• Inplannen evaluaties / beoordelingen
• Dossiervorming
• Bijhouden personeel administratie
• Plannen personeel uitjes

Office management

• Zelfstandig voeren van het secretariaat (email, correspondentie, archivering, dossiervorming)
• Bestellingen, coördinatie en communicatie met leveranciers
• Urenregistratie flexwerkers
• Notuleren van meeting en trainingen
• Agenda & emailbeheer algemeen directeur
• Opstellen agenda voor vergaderingen en de verslaglegging daarvan op verzoek van algemeen directeur.
• Beheer kantoorartikelen voorraad en hardware
• Inkomende en uitgaande post
• Verantwoordelijk voor interieur verzorging (opstellen corvee lijsten & contact schoonmakers)
• Inrichting en uitbreiding van kantoor

Marketing:

• Agenda evenementen & conferenties
• Verantwoordelijk onderhoud website
• Laten maken marketing materiaal
• Beheren social media

Functie eisen

• Je bent 16 tot 24 uur per week beschikbaar. In de toekomst kunnen dit meer uren worden.
• Je kan op locatie werken in Zwanenburg, op 5 minuten afstand van het station
• Je bent een allrounder die het leuk vind om met 10 dingen te gelijk bezig te zijn (en het overzicht kan bewaren).
• Je hebt aantoonbare ervaring met financiële administratie.
• Goed Nederlands & Engels in taal en geschrift
• Je denkt gevraagd en ongevraagd mee over onze projecten

Arbeidsvoorwaarden

• Een contract voor 16 tot 24 uur per week, wat later eventueel meer kan worden wanneer we groeien.
• Salarisindicatie tussen de €2200,- en €3500,- op basis van 40 uur
• 8% vakantiegeld
• 25 vakantiedagen
• Trainingen of opleiding indien deze nodig zijn om jezelf te ontwikkelen en beter te worden in je werk

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan via het sollicitatie formulier of stuur je CV naar s.koehler@haystackpeople.nl. Bellen is altijd sneller, dat kan op +31 (0)6 27 28 42 67.